واژه ارتباطات به مفهوم فرآيند انتقال اطلاعات از يك فرد به فردي ديگر و درك آن توصيف شده است .
مجموعه شما با تامين ارتباط بين اهداف و طرحها و عمليات فعال ميشود. ممكن است اهداف و طرحهاي مناسب و زير مجموعه هاي خوبي داشته باشيد اما تا هنگامي كه كاري انجام نشود در حقيقت هيچ چيزي نداريد. شما بدون ارتباط موثر حتي با انگيزش و رهبري نيز كاري از پيش نميبريد.
ليدرهاي موفق ارتباط با زير مجموعه هاي خود را به خوبي ميشناسند. آنها ميدانند كه تصورات زير مجموعه هايشان از آنها به چگونگي رد و بدل كردن اطلاعات در فرآيند ارتباطات بستگي دارد. بدون اطلاع زير مجموعه هاي شما از اهداف و طرحهاي شما حتي بهترين ايده هاي مديريتي نيز بي فايده است.
ارتباطات خوب بين ليدرها و زيرمجموعه ها بخصوص در زمان برگزاري جلسات عمومي كه درواقع شما در حال پرورش روحيه جمعي آنها ميباشيد و يا وقتي كه به علل مختلفي زير مجموعه هاي شما احساس بي انگيزگي و پشيماني ميكنند از اهميت ويژه اي برخوردار است چرا كه اگر شما با آنها ارتباط خوب و نزديكي نداشته باشيد ديگر آنها مشكل خود را با شما در ميان نخواهند گذاشت و موج منفي ساطع شده از آنها باعث بي انگيزگي در زير مجموعه هاي ديگر شما و در نهايت قفل شدن مجموعه شما خواهد شد.
يكي از علل موفقيت در اين تجارت اين است كه همواره چنان ارتباط نزديكي با زير مجموعه هاي خود داشته باشيد تا آنها در صورت بروز مشكل فقط و فقط آن را با شما در ميان بگذارند و هينطور ارتباط بين زير مجموعه هايتان را آنچنان برقرار كرده باشيد كه تمامي اخبار مثبت را آنها در ميان خود انتشار دهند( اصل منفي بالا و مثبت پايين ) .
منظور از فرآيند ارتباطات چيست؟
ارتباطات در مفهومي وسيع عبارت است از سلسله اقداماتي كه موجب شوند ايده اي از ذهن يك نفر به ذهن ديگري انتقال يافته و درك شده و به اجرا در آيد.
توجه داشته باشيد كه عامل اصلي و اساسي در تمامي ارتباطات انساني اين است كه براي تاثير بيشتر ليدرها بايد با زير مجموعه هاي خود رابطه اي نزديك برقرار سازند و نسبت به برداشت ديگران از اطلاعات و عقايد آنها حساسيت نشان دهند و حرفهايي را كه ممكن است باعث كندي روند پيشرفت مجموعه شوند را به حداقل برسانند واين كار محقق نخواهد شد مگر اينكه ليدرها مهارت بيشتري در بكارگيري كلام و نوشته ها و علايم غير كلامي خود از قبيل علايم چهره (مثل لبخند زدن يا اخم كردن و يا ....... ) و بدن ( مثل حركات دست و......) داشته باشند.
مطلب ديگر اين است كه به ليدر ها توصيه ميشود مهارت خود را در دريافت اطلاعات از ديگران كه لازمه آن گوش دادن موثر و توجه به واكنشها و سئوالات ديگران است را افزايش دهند توجه داشته باشيدكه ديگران متوجه اين مطلب خواهند شدكه آيا شما به سخنان آنها و يا مشكلاتشان به دقت گوش ميدهيد و واكنش نشان ميدهيد يا خير.
ارتباطات سه بعدي
ارتباط نبايد همچون خياباني يكطرفه باشد.براي سهولت در پيشرفت سازمان شما بايد به 3 شيوه ارتباط برقرار كنيد.
1-اطلاعات نبايد فقط از بالا به پايين ( از بالا سريها به زير مجموعه ها ) انتقال يابد بلكه بايد از پايين به بالا ( از زير مجموعه ها به بالا سريها ) نيز منتقل شود يعني فقط اين شما نيستيد كه اهداف و استراتژيهاي سازمان خود را به زيرمجموعه هاي خود انتقال ميدهيد بلكه آنها نيز بايستي بتوانند افكار و احساسات و عقايدشان را به اطلاع شما برسانند.
2-از آنجا كه همكاري ميان ليدرهاي همتراز و ليدرهاي بالا سري هم در پيشبرد اهداف كلي اين تجارت ( سهولت در شناساندن اين تجارت به ديگران) نيز بسيار مهم است پس سما بايد بين ليدرهاي همتراز خود نيز يك جريان افقي اطلاعات برقرار كنيد.
3- تبادل اطلاعات با منابع خارجي نيز بايد بنا به ضرورت انجام پذيردبعنوان مثال شما بايد از آخرين تحولات و اهداف و استراتژيهاي شركت اطلاعات كامل و جامعي داشته باشيد تا بتوانيد آنها را در اختيار زير مجموعه هاي خود قرار دهيد.
در نتيجه انجام 3 مورد فوق در واقع شما فرآيندي جالب از ارتباطات سه بعدي ايجاد كرده ايد كه بسيار موثر و قوي ميباشند.
روشهاي ارتباطات
يك ليدر موفق و اثر بخش روشهاي ارتباطي خود را براساس تحليل دقيق عوامل مختلف برميگزيند حال اين سئوال پيش ميايد كه چگونه روشهاي ارتباطي خود را انتخاب كنيم ؟
اين امر به شرايط خود شما و اهدافتان بستگي دارد اگر شما ميخواهيد پيامي طولاني و يا پيامي را به ديگران انتقال دهيد كه نياز به ثبت به صورت دايمي دارد بايد از نوشته استفاده كنيد و اگر نياز به اين است كه پيام به سرعت و بدون رعايت تشريفات انتقال يابد و نفوذ شخصي شما در اينجا حايز اهميت ميباشد بهتر است با صحبت كردن پيام را منتقل كنيد.
روش ديگر انتقال اطلاعات اين است كه شما بايد تشخيص دهيد كه ارتباط نفر به نفر موثرتر است و يا ايجاد ارتباط در گروه.
ارتباط نفر به نفر به شما اين امكان را ميدهد كه جريان اطلاعات را كنترل كرده و آن را هدايت كنيد و ارتباط در گروه اين مزيت را دارد كه شما ميتوانيد آنها را به مشاركت و توسعه مسيوليتهاي آنها دعوت كنيد و روحيه جمعي را در آنها تقويت كنيد. البته اين امر مستلزم اين است كه يك ليدر چيزي بيش از يك تسهيل كننده كار باشد و به گروه كمك كند تادمشكلات را كشف كرده و آنها را به سمت اهداف مورد نظر حركت دهد.
ارتباط نفر به نفر چگونه ممكن است موثر و سودمند واقع شود؟
ارتباط با هر يك از زير مجموعه ها به خصوصيات منحصر بفرد آنها بستگي دارد و براي تمام افراد نميتوان از روشهاي يكساني استفاده نمود. اهميت اين مطلب زماني كه روابط شما با زير مجموعه ها توسعه ميابد به صورت فزاينده اي آشكار خواهد شد. افراد دوست دارند تفاوتهايشان شناخته شود و متناسب با رفتار آنها از آنها تعريف شود.بعنوان مثال اگر شخصي در زيرمجموعه هاي شما فعاليت خوبي داشته باشد بهتر است در جلسات عمومي از آن فرد بعنوان فردي شاخص نامي بميان آوريد و با اينكار علاوه بر اينكه خواسته هاي دروني آن شخص را ارضاء كرده ايد باعث ميشويد كه ديگران نيز كنجكاو شده و با او ارتباط برقرار كنند و از او سئوال كند كه چطور او يك فرد موفق شده است همچنين ديگران نيز سعي خواهند كرد كه پيشرفت كنند تا شما از آنها نيز نامي در جلسات عمومي بميان آوريد . در نتيجه شما نه تنها ارتباط بين زير مجموعه ها را با هم برقرار كرده ايد بلكه به اهداف سازمان خود نيز دست يافته ايد.
ليدرها بايد توجه داشته باشند كه از بين روشهاي گوناگون نوشتاري و گفتاري روشي مناسب را برگزينند.
ارتباطات نفر به نفر
ارتباطات گفتاري:
در اين روش شخصي كه مورد خطاب قرار ميگيرد به سرعت از پيام ارسال شده آگاه ميشود و سرعت و لحن صدا و حالت و حركت بدن و خطوطچهره بطور جدي واكنشهاي افراد را تحت تاثير قرار ميدهد.
1- صحبتهاي غير رسمي : اينگونه صحبتها هنوز هم اساسي ترين شيوه برقراري ارتباط هستند . اين صحبتها براي ارتباطات روزانه و راهنماييها و تبادل اطلاعات و مرور و پيشرفت كار مناسب هستند حتي اگر اين صحبتها خيلي هم خلاصه باشند باز هم مطمئن باشيد كه اين نوع ارتباط امكان تبادل دو طرفه را فراهم ميسازد همچنين وقتي مسايل عاطفي و احساسي مطرح باشند ارتباط چهره به چهره بر نوشتن و يا تلفن زدن ترجيح دارد.
2- قرار ملاقات : اين نوع ارتباط براي ارزيابي منظم و مرور و بررسي كار و يا معرفي كار مناسب است . جلساتي كه زمينه ساز چنين ملاقاتهايي هستند با ارايه اطلاعات كافي و كاهش حرفهاي اضافي مفيد و موثر خواهند بود ( مثل جلسه پرزنت ). شما ميتوانيد ملاقاتهايي را بصورت روزانه ( بسيار مختصر ) هفتگي ( طولاني تر ) و يا ماهيانه ( بسيار گسترده تر ) با زير مجموعه هاي خود داشته باشيد.
3- ارتباط تلفني : اين نوع ارتباط براي كنترلهاي فوري و يا انتقال و اخذ اطلاعات و تذكر و اطلاع رساني بكار ميرود.توجد داشته باشيد كه در هر صورت شخصيت تلفني شما در بعضي مواقع واقعيت چهره به چهره شما را نفي نميكند بنابراين طنين صداي خود را بهنگام گفت و گوي تلفني كنترل كنيد. همچنين توجه داشته باشيد كه گفتگوهاي تلفني از اعتبار كافي برخوردار نيستند و گاهي مواقع شما بايد يادداشتهايي نيز براي تاييد پيام خود ارسال كنيد بعنوان مثال وقتي شما از پشت تلفن pincode و password يك ecard را براي شخصي ميخوانيد حتما بايستي با يك email نيز آن را تاييد كنيد تا اگر خطايي در گفتن و يا شنيدن پيش آمد با استفاده از نوشته شخص گيرنده متوجه منظور دقيق شما شود.
ارتباطات نوشتاري: تمامي پيغامهاي رسمي و يا طولاني كه به تعداد زيادي از زير مجموعه هاي شما مربوط ميشوند بايد به صورت نوشتاري تهيه و ارسال شوند . از ارتباطهاي نوشتاري ميتوان براي اصلاح ارتباطات نوشتاري قبلي نيز استفاده كرد . ارتباط گفتاري خطر فراموشي پيام را در پي دارد و يا ممكن است به صورت نادرست شنيده شود.
1- يادداشتهاي درون سازماني : براي ثبت غير رسمي سئوالات يا پاسخها بكار ميروند. يادداشتها راه ساده اي براي اطلاع رساني به ديگران هستند تا آنها بتوانند در مواقع استراحت آنها را مطالعه كنند.توجه كنيد كه از يادداشتها نبايد بيش از اندازه استفاده شوند زيرا تاثير خود را از دست خواهند داد و مورد بي توجهي طرف مقابل قرار ميگيرند . از اين نوع ارتباط ميتوان زماني استفاده كرد كه مثلا يك نفر در حال صحبت كردن براي جمعي از دوستان ميباشد و نكته اي را فراموش كرده است و شما با دادن يك يادداشت آن را به وي يادآوري ميكنيد.
2- نامه ها: معمولا به فرد خاصي نوشته ميشود و بيشتر از يادداشت رسميت دارد و براي ارتباطات طولاني و يا ارسال اطلاعات رسمي مفيد هستند. نامه ها معمولا حاوي تفكرات و عقايد موجود براي تصميمات آتي و روند توسعه مجموعه شما مناسب هستند.
3- گزارشات : بيشتر از نامه ها جنبه رسمي و عمومي دارند . از گزارشات ميتوان براي امتقال اطلاعات و پيشنهادات به ديگران استفاده نمود . توجه داشته باشيد كه گزارشات بايستي بر مبناي واقعيات باشد و با دقت خاصي تهيه شود و از داخل شدن حدسيات و عقايد و برداشتهاي شخصي در آنها بايستي جلوگيري شود.
ارتباطات گروهي
براي برقراري ارتباط موثر با گروهي از زير مجموعه هاي خود چه ميتوانيد انجام دهيد؟
گروههايي از زير مجموعه هاي شما كه از لحاظ منزلت اجتماعي و سن و جنسيت و كار مشابه يكديگرند ميتوانند مبناي معتبري براي دريافت پيغامهاي مشابه باشند . روشهاي ارتباطي ذيل به شما در اين راه كمك خواهد كرد.
ارتباط گفتاري : ارتباط گفتاري موثر با گروهها نيازمند مهارتهاي ويژه است هرچند كه مهارتهاي مفيد در يك جلسه ممكن است براي جلسه ديگر كافي نباشند. اگر شما توانايي برگزاري جلسات عمومي براي زير مجموعه هاي خود راداريد اين دليلي بر اين نيست كه شما خواهيد توانست يك كنفرانس رانيز هدايت كنيد . شما ممكن است براي حل برخي از اختلافات شركت كنندگان در يك جلسه مجبور شويد مهارت و انرژي زيادي از خود نشان دهيد اما هنگامي كه در جلسه ديگري از نظر عاطفي درگير موضوع مورد بحث هستيد مسلم است كه برخورد واقع بينانه در اين موارد بسيار مشكلتر خواهد بود.
1- گردهمايي غير رسمي : اين نوع گردهمايي ها فرصتي مناسب براي رد و بدل شدن اطلاعات مفيد و مورد علاقه عموم و تحقق و يكپارچگي گروه است آنها در رويارويي چهره به چهره با يكديگر فرصت خوبي براي هماهنگي و فعاليت و درك متقابل خواهند داشت . اجتماع غير رسمي زيرمجموعه ها بصورت مداوم يا هنگام نياز به صورت بسيار كوتاه برگزار ميشود.
2- كنفرانسهاي برنامه ريزي شده : نوعي فعاليت تقريبا رسمي تلقي ميشود. اشتباهي كه برگزار كنندگان اين نوع جلسات اغلب مرتكب آن ميشوند اين است كه موضوع مورد بحث را بدون مشورت با ديگران انتخاب ميكنند. اكثر شركت كنندگان در اينگونه جلسات از اينكه در انتخاب موضوع مورد بحث مشاركت داده شوند و مورد سئوال قرار بگيرند لذت ميبرند . به هر حال اينگونه جلسات اگر به درستي جهت داده شوند بسيار مفيد خواهند بود در غير اينصورت باعث هدر رفتن وقت و ايجاد خصومت و دلسردي شركت كنندگان خواهند گرديد.
3- گردهمايي گروهي : اين نوع گردهمايي ها بخاطر موضوعات مهمي مانند تغيير پلان يا اخذ تصميمات اظطراري در مواقع بحراني و معرفي نفرات كليدي و يا سياستهاي جديد سازمان صورت ميگيرند. اين نوع گردهمايي ها به دليل بهره گيري از موقعيتها بسيار ارزشمند هستند اما بواسطه احساسات تند و سئوالات خصمانه اي كه ممكن مطرح شوند نياز به رياست شخصي با تجربه و صبور و ماهر و پر قدرت را دارند. بهتر است اين نوع جلسات را با حضور يكي از ليدرهاي با تجربه در سازمان خود اجرا كنيد.
ارتباط نوشتاري : برقراري ارتباط نوشتاري با گروهي از زيرمجموعه ها عموما تاثيري غير قابل پيش بيني دارد. ارتباط نوشتاري كه طرح دقيقي دارد ميتواند بر روي بعضي از افراد تاثير بسيار زيادي را در جهت مثبت و در بعضي ديگر در جهت منفي داشته باشد.
1- پوستر ونمايشگاه ونمايش : اين ابزارها ميتوانند به جلب توجه ديگران از راه ديدن كمك كند. تهيه يا برگزاري آنها معمولا پر هزينه بوده و به فضاي مناسبي كه به درستي آماده شده باشد نيز نياز دارد.
2- اطلاعيه هاي تابلوهاي اعلانات : براي اعلام يك پيام طولاني يا رسمي در مورد خط مشي هاي جديد مناسب ميباشد و اگر با تصوير همراه باشند تاثير بيشتري دارند.
3- وسايل سمعي و بصري : فيلم و اسلايد و صفحه و نوار ويديو و نوار صوتي و ديگر وسايل داراي ارزش هاي بالقوه زيادي هستند و ميتوانند به صورت موثري مورد استفاده قرار گيرند. البته استفاده از تمامي وسايل سمعي و بصري بايد با آمادگي كافي و طرح و برنامه و مهارتهاي اجرايي همراه باشد.
كداميك از روشهاي ارتباطي موثرتر از بقيه هستند؟
هر موقعيتي به روش متناسب نياز دارد و يا تركيبي از دو يا چند روش را ميطلبد پس شما بايد 2 نكته را براي انتخاب روش موثر در نظر داشته باشيد.
1- شرايطي را كه با آن رو برو هستيد به سرعت تجزيه و تحليل كنيد.
2- افراد را بشناسيد و با توجه به خصوصيات آنها از روشهاي موثر استفاده نماييد.
ارتباطات غير كلامي
رفتارها و اهمال غير كلامي و زبان اندام و گوش دادن فعال از مهارتهاي مهم و حياتي ارتباطي هستند.
پيامهايي كه از طريق اعمال شما انتقال ميابند مثل گفتن و نوشتن متداولترين روشهاي ارتباطي هستند اما ديگران بيش از هر چيز تحت تاثير اعمال شما قرار ميگيرند. بعنوان مثال لبخند زدن شما در حين صحبت كردن ميتواند در بسياري از موارد مفيد و موثر باشد ولي در بعضي از موارد نيز ميتواند بعنوان آفت ارتباط شما تلقي شود.!!!